Deux pics par an, et un téléphone ingérable

L'obligation du pneu d'hiver au Québec concentre la demande sur deux fenêtres courtes. Pendant ces semaines, trois choses se produisent en même temps : le téléphone sature, l'atelier tourne à pleine capacité, et les clients qui ne se présentent pas laissent des créneaux vides que vous n'avez pas le temps de réattribuer.

Le coût réel n'est pas visible dans la comptabilité, mais il est là : des appels non pris qui partent à la concurrence, des journées surchargées finies en retard, et des créneaux perdus au pire moment de l'année.

Étaler la demande avant le pic, pas pendant

Le seul moment où vous pouvez agir sur la ruée, c'est avant qu'elle commence. Une relance saisonnière automatique, envoyée à vos clients selon le service rendu la saison précédente, remplit votre agenda pendant les semaines calmes qui précèdent.

Kairos déclenche ces relances sur l'historique de chaque véhicule : un client dont vous avez posé les pneus d'hiver l'an dernier reçoit une proposition de rendez-vous avant la première neige, avec un lien pour réserver seul. Les garde-fous anti-spam s'appliquent : consentement requis, délai minimum entre messages, fenêtre d'envoi 8 h à 21 h, STOP honoré immédiatement.

Résultat recherché : une partie de vos poses se fait deux ou trois semaines plus tôt, à des créneaux que vous auriez laissés vides.

Des créneaux calculés sur votre capacité réelle

En pleine saison, un agenda qui propose des cases horaires libres vous fera accepter plus de véhicules que vous ne pouvez en traiter. Les créneaux proposés doivent tenir compte de :

  • votre nombre de ponts réellement disponibles ;
  • la durée typique d'une pose, distincte de celle d'un équilibrage ou d'une réparation ;
  • les véhicules déjà sur place, qui occupent une position tant qu'ils ne sont pas marqués prêts ;
  • une marge par intervention et un taux de remplissage cible (85 % par défaut chez Kairos) pour absorber les imprévus et les urgences.

Remplir une journée de pointe à 100 % garantit de finir en retard et de dégrader chaque client suivant.

Récupérer les créneaux perdus en pleine saison

Un no-show en juillet est agaçant. Un no-show le premier samedi de novembre, c'est une pose facturable perdue que vous auriez vendue dix fois.

Le levier est le rappel auquel le client peut répondre : OUI confirme, NON annule et libère le créneau pour quelqu'un d'autre, REPORTER envoie un lien pour choisir une autre date. Une annulation reçue la veille se réattribue ; un client qui ne vient simplement pas ne se rattrape jamais.

Voir le comparatif des logiciels pour garage pour situer cette couche par rapport aux logiciels de gestion d'atelier, et les spécificités du marché québécois.

Questions fréquentes

Comment étaler la ruée des pneus d'hiver ?

Avec des relances saisonnières automatiques envoyées avant le pic, basées sur le service rendu la saison précédente à chaque véhicule, et un lien permettant au client de réserver seul. Une partie des poses se déplace ainsi sur des créneaux qui seraient restés vides.

La réservation en ligne peut-elle me surcharger en pleine saison ?

Non, si les créneaux sont calculés sur la capacité réelle : nombre de ponts, durée typique de la pose, véhicules encore sur place, marge par intervention et taux de remplissage cible de 85 % par défaut.

Kairos gère-t-il aussi l'inventaire de pneus ?

Non. Kairos est une couche de communication client : réservation, rappels SMS, suivi, avis Google et relances. L'inventaire et la facturation restent dans votre logiciel de gestion, auquel Kairos se greffe.

Les relances respectent-elles les règles d'envoi de SMS ?

Oui. Consentement requis avant tout envoi, traitement prioritaire du mot STOP, délai minimum de 24 h entre deux messages non transactionnels, et fenêtre d'envoi de 8 h à 21 h en heure locale du garage.