1. Scope

This Privacy Policy applies to the Kairos website, web application, backend services, and browser extension made available to auto repair shops and related businesses.

Kairos is designed to help businesses manage appointments, automate reminders, improve customer communication, and reduce duplicate data entry.

2. Information We Collect

a) Business account information

• Name of the business
• Name of account owner or authorized users
• Email address
• Phone number
• Configuration and preferences related to the service

b) Appointment-related information

• Customer name
• Customer phone number
• Customer email address, if available
• Appointment date and time
• Service-related details necessary for reminders and follow-ups

c) Extension and browser-related information

• Limited data from the active page when the user triggers the extension
• Temporary local settings and preferences stored in the browser
• Basic technical logs required for security, diagnostics, and service reliability

3. How the Chrome Extension Works

The Kairos Chrome extension helps users capture appointment-related information directly from supported workflows.

• It interacts with the active tab only when needed to provide the requested feature.
• It injects scripts into supported pages solely to identify and extract appointment-related data such as customer name, phone number, appointment date, and service details.
• It does not collect browsing history across websites.
• It does not collect unrelated sensitive personal information.
• It does not execute remote code. External communication is limited to secure HTTPS requests with Kairos backend services.

4. How We Use Information

We use information to:

• Create and manage appointments
• Send SMS reminders and follow-ups
• Improve customer communication workflows
• Reduce no-shows and improve retention
• Support account access, settings, and service configuration
• Maintain security, prevent misuse, and troubleshoot technical issues

We process only the information reasonably necessary to provide these features.

5. Permissions Used by the Extension

• activeTab: to interact with the current tab when the user uses the extension
• scripting: to extract appointment-related information from supported pages
• storage: to save local settings and temporary preferences
• tabs: to identify and work with the relevant browser tab
• notifications: to notify users of important actions or events
• alarms: to schedule internal time-based actions
• clipboardWrite: to copy appointment-related information when triggered by the user
• host permissions: to securely communicate with Kairos services and supported pages required for the extension workflow

6. Data Sharing

Kairos does not sell personal data.

We may share data only with service providers and infrastructure partners strictly as necessary to operate the service, such as hosting, authentication, messaging, monitoring, or analytics providers acting on our behalf and under appropriate safeguards.

We may also disclose information where required by law, regulation, legal process, or to protect the security, rights, and integrity of Kairos, our users, or others.

7. Data Retention

We retain information only for as long as necessary to provide the service, comply with legal obligations, resolve disputes, and enforce agreements.

Local browser data stored by the extension may remain on the user's device until cleared by the user or removed by the extension.

8. Data Security

Kairos uses reasonable administrative, technical, and organizational safeguards designed to protect information against unauthorized access, loss, misuse, or alteration.

• Encrypted communications over HTTPS
• Access controls and authentication mechanisms
• Logging and monitoring for operational security

No method of transmission or storage is completely secure, but we work to maintain appropriate protections based on the nature of the data processed.

9. Your Choices and Rights

Depending on your location and applicable law, you may have rights to request access, correction, deletion, or restriction of certain personal information.

Business customers are responsible for ensuring that they have the appropriate legal basis and notices for any customer information they submit to Kairos.

10. SMS Communications

Kairos is a product of R.N.M. Technologies Inc. and may be used by businesses to send SMS messages to their customers for appointment-related notifications, including confirmations, reminders, service updates, and feedback requests.

Customers receive these messages only after providing their phone number directly to the business and consenting to receive such communications.

Message frequency varies depending on appointment activity and service interactions. Message and data rates may apply.

Customers can opt out at any time by replying STOP and can request assistance by replying HELP.

Kairos does not use SMS for unsolicited marketing communications.

11. Third-Party Services

Kairos may rely on third-party providers for hosting, messaging, analytics, authentication, and related service operations. Use of those services may involve processing data under their applicable terms and privacy policies.

12. Children's Privacy

Kairos is intended for business use and is not directed to children.

13. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. When we do, we will update the effective date at the top of this page.

14. Contact

For privacy questions or support requests, contact us at:

Email: privacy@kairosflow.app
Website: https://kairosflow.app

1. Portée

Cette Politique de confidentialité s’applique au site web Kairos, à l’application web, aux services backend et à l’extension navigateur mis à disposition des garages automobiles et des entreprises connexes.

Kairos est conçu pour aider les entreprises à gérer les rendez-vous, automatiser les rappels, améliorer la communication client et réduire la double saisie des données.

2. Informations que nous collectons

a) Informations du compte entreprise

• Nom de l’entreprise
• Nom du propriétaire du compte ou des utilisateurs autorisés
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Configurations et préférences liées au service

b) Informations liées aux rendez-vous

• Nom du client
• Numéro de téléphone du client
• Adresse e-mail du client, si disponible
• Date et heure du rendez-vous
• Détails de service nécessaires pour les rappels et suivis

c) Informations liées à l’extension et au navigateur

• Données limitées de la page active lorsque l’utilisateur déclenche l’extension
• Paramètres locaux temporaires et préférences stockés dans le navigateur
• Journaux techniques de base nécessaires à la sécurité, au diagnostic et à la fiabilité du service

3. Fonctionnement de l’extension Chrome

L’extension Chrome Kairos aide les utilisateurs à capturer les informations liées aux rendez-vous directement depuis les workflows pris en charge.

• Elle interagit avec l’onglet actif uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir la fonctionnalité demandée.
• Elle injecte des scripts dans les pages prises en charge uniquement pour identifier et extraire les données liées aux rendez-vous comme le nom du client, le téléphone, la date du rendez-vous et les détails du service.
• Elle ne collecte pas l’historique de navigation sur les sites web.
• Elle ne collecte pas d’informations personnelles sensibles non liées.
• Elle n’exécute pas de code distant. Les communications externes sont limitées à des requêtes HTTPS sécurisées vers les services backend de Kairos.

4. Comment nous utilisons les informations

Nous utilisons les informations pour :

• Créer et gérer les rendez-vous
• Envoyer des rappels SMS et des suivis
• Améliorer les workflows de communication client
• Réduire les absences et améliorer la fidélisation
• Gérer l’accès au compte, les paramètres et la configuration du service
• Maintenir la sécurité, prévenir les abus et résoudre les problèmes techniques

Nous traitons uniquement les informations raisonnablement nécessaires à la fourniture de ces fonctionnalités.

5. Permissions utilisées par l’extension

• activeTab : pour interagir avec l’onglet actuel lorsque l’utilisateur utilise l’extension
• scripting : pour extraire les informations liées aux rendez-vous depuis les pages prises en charge
• storage : pour sauvegarder les paramètres locaux et préférences temporaires
• tabs : pour identifier et utiliser l’onglet navigateur concerné
• notifications : pour notifier l’utilisateur des actions ou événements importants
• alarms : pour planifier des actions internes basées sur le temps
• clipboardWrite : pour copier des informations liées aux rendez-vous lorsqu’un utilisateur le déclenche
• host permissions : pour communiquer de manière sécurisée avec les services Kairos et les pages prises en charge nécessaires au workflow de l’extension

6. Partage des données

Kairos ne vend pas de données personnelles.

Nous pouvons partager des données uniquement avec des prestataires de services et partenaires d’infrastructure dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement du service, comme des fournisseurs d’hébergement, d’authentification, de messagerie, de monitoring ou d’analytics agissant pour notre compte et sous des garanties appropriées.

Nous pouvons également divulguer des informations lorsque la loi, la réglementation, une procédure légale ou la protection de la sécurité, des droits et de l’intégrité de Kairos, de nos utilisateurs ou d’autrui l’exige.

7. Conservation des données

Nous conservons les informations uniquement aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, respecter nos obligations légales, résoudre les litiges et faire appliquer nos accords.

Les données locales du navigateur stockées par l’extension peuvent rester sur l’appareil de l’utilisateur jusqu’à leur suppression par l’utilisateur ou par la désinstallation de l’extension.

8. Sécurité des données

Kairos met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables visant à protéger les informations contre l’accès non autorisé, la perte, l’usage abusif ou l’altération.

• Communications chiffrées via HTTPS
• Contrôles d’accès et mécanismes d’authentification
• Journalisation et surveillance pour la sécurité opérationnelle

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sécurisée, mais nous nous efforçons de maintenir des protections appropriées selon la nature des données traitées.

9. Vos choix et vos droits

Selon votre localisation et la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de demander l’accès, la correction, la suppression ou la limitation de certaines informations personnelles.

Les clients professionnels sont responsables de s’assurer qu’ils disposent de la base légale appropriée et des avis nécessaires pour toute information client soumise à Kairos.

10. Communications SMS

Kairos est un produit de R.N.M. Technologies Inc. et peut être utilisé par des entreprises pour envoyer à leurs clients des SMS liés aux rendez-vous, notamment des confirmations, des rappels, des mises à jour de service et des demandes de retour d’expérience.

Les clients ne reçoivent ces messages qu’après avoir fourni leur numéro de téléphone directement à l’entreprise et avoir consenti à recevoir de telles communications.

La fréquence des messages varie selon l’activité des rendez-vous et les interactions de service. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer.

Les clients peuvent se désinscrire à tout moment en répondant STOP et demander de l’aide en répondant HELP.

Kairos n’utilise pas les SMS pour des communications marketing non sollicitées.

11. Services tiers

Kairos peut s’appuyer sur des fournisseurs tiers pour l’hébergement, la messagerie, l’analytics, l’authentification et d’autres opérations liées au service. L’utilisation de ces services peut impliquer un traitement des données soumis à leurs conditions et politiques de confidentialité applicables.

12. Vie privée des enfants

Kairos est destiné à un usage professionnel et ne s’adresse pas aux enfants.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous le faisons, nous mettons à jour la date d’entrée en vigueur en haut de cette page.

14. Contact

Pour toute question sur la confidentialité ou toute demande d’assistance, contactez-nous à :

E-mail : privacy@kairosflow.app
Site web : https://kairosflow.app